Documentos iniciais
Para iniciarmos o trabalho contábil, precisamos de alguns documentos. Veja o que enviar e como organizar.
No primeiro mês de contrato, além dos documentos mensais, precisamos de alguns documentos adicionais para conhecer melhor sua empresa. Depois, você enviará apenas os documentos de rotina mensal.
Documentos do primeiro mês
Estes documentos são necessários apenas no início do contrato:
Contrato Social ou Requerimento de Empresário: Documento de constituição da empresa e todas as alterações
Alvará de funcionamento: Licença de funcionamento emitida pela prefeitura
Último balanço: Se a empresa já existia antes, envie o balanço do último exercício
Documentos dos sócios: RG, CPF e comprovante de residência de cada sócio
Documentos mensais
Estes são os documentos que você deve enviar todo mês:
Notas fiscais
Notas fiscais de compras e vendas de produtos ou serviços
Exemplos:
- NF-e de compras
- NF-e de vendas
- NFS-e
- Cupons fiscais
Extratos bancários
Movimentação de todas as contas bancárias da empresa
Exemplos:
- Extrato em PDF ou OFX
- Extrato de aplicações
- Extrato de cartão
Comprovantes
Comprovantes de pagamentos e recebimentos
Exemplos:
- Comprovantes de PIX/TED
- Boletos pagos
- Recibos de aluguéis
Documentos de empregados
Se sua empresa tem funcionários registrados
Admissão: Ficha de registro, contrato de trabalho, exame admissional
Controle de ponto: Espelho de ponto ou folha de frequência
Atestados médicos: Atestados de afastamento quando houver
Férias: Aviso e recibo de férias assinados
Rescisão: Documentos de desligamento quando ocorrer
Como organizar no Seafile
Estrutura recomendada de pastas
Organize seus documentos nas pastas criadas automaticamente no Seafile:
Documentos Fiscais/ → Notas fiscais de entrada e saída
Extratos Bancários/ → Extratos em PDF ou OFX
Departamento Pessoal/ → Documentos de funcionários
Contratos/ → Contrato social e alterações
Diversos/ → Outros documentos que não se encaixam nas categorias acima
Prazos importantes
Datas que você precisa lembrar
| Documento | Prazo de envio | Observação |
|---|---|---|
| Notas fiscais | Até o dia 5 do mês seguinte | Para apuração correta dos impostos |
| Extratos bancários | Até o dia 5 do mês seguinte | Conciliação bancária |
| Ponto dos funcionários | Até o dia 25 do mês | Para fechamento da folha |
| Admissões | Antes do início do trabalho | Registro obrigatório no eSocial |
| Férias | 30 dias antes do início | Para comunicação e pagamento |
O envio dos documentos dentro do prazo permite que calculemos corretamente seus impostos e evitemos multas. Documentos atrasados podem resultar em retificações de declarações e, em alguns casos, penalidades fiscais.
Admissão de funcionários: O eSocial exige que a admissão seja comunicada ANTES do funcionário começar a trabalhar. Envie os documentos com antecedência para evitar multas.