Funcionamento e Diretrizes
Diretrizes operacionais, estrutura do setor de Contabilidade Social e acordos de nível de serviço que guiam nossa atuação diária.
Objetivo do Setor
Missão e escopo de atuação
O setor de Contabilidade Social (DP) tem como objetivo garantir a correta administração das relações trabalhistas, assegurando o cumprimento integral da legislação vigente, bem como a execução eficiente e segura de todos os processos relacionados à vida funcional dos colaboradores.
Atuamos de forma estratégica e operacional, sendo responsáveis por:
- Admissão de colaboradores, garantindo conformidade com as exigências legais e cadastrais
- Processamento da folha de pagamento, com apuração correta de salários, encargos e benefícios
- Gestão de encargos trabalhistas e previdenciários, incluindo INSS, FGTS e IRRF
- Envio e acompanhamento das obrigações acessórias, como eSocial, DCTFWeb e FGTS Digital
- Controle de férias, afastamentos e rescisões, assegurando o cumprimento dos prazos legais
- Suporte técnico aos clientes, orientando sobre legislação trabalhista e boas práticas
- Atuação consultiva, auxiliando na tomada de decisão e prevenção de riscos trabalhistas
Estrutura do Setor
Organização e responsabilidades
Gerência de DP
Gestão do setor, tomada de decisões estratégicas, acompanhamento de indicadores e relacionamento com clientes estratégicos.
Analistas de DP
Execução das rotinas operacionais, atendimento aos clientes e cumprimento dos prazos legais.
Apoio / Assistentes
Suporte nas atividades operacionais e organização de demandas (quando aplicável).
Principais Processos
Fluxos operacionais do setor
Admissão
- Recebimento e conferência de documentos
- Importação/Cadastro no sistema
- Registro no eSocial
- Orientação ao cliente e envio dos documentos admissionais
Folha de Pagamento
- Cálculo de salários, adicionais e descontos informados pelos clientes
- Apuração de impostos e encargos (INSS, FGTS, IRRF)
- Conferência e validação
- Envio de relatórios ao cliente
Obrigações Acessórias
- eSocial (eventos periódicos e não periódicos)
- DCTFWeb — conferência dos valores
- FGTS Digital
- Demais obrigações legais aplicáveis
Férias
- Avisos e recibos
- Cálculo e pagamento
- Envio ao eSocial
Rescisões
- Cálculo de verbas rescisórias
- Envio ao eSocial
- Geração de guias
- Orientação ao cliente e envio dos documentos rescisórios
Afastamentos
- Registro de atestados e afastamentos
- Envio ao eSocial
- Consultoria
Diretrizes Operacionais
Regras que guiam o dia a dia
- Todas as atividades devem ser realizadas com base na legislação vigente
- É obrigatória a conferência antes de qualquer envio ao cliente
- Respeitar rigorosamente os prazos legais e internos
- Manter registros organizados e documentados
- Utilizar exclusivamente os sistemas oficiais e homologados pela empresa
Atendimento ao Cliente
Padrão de qualidade no atendimento
- O atendimento deve ser realizado com clareza, objetividade e cordialidade
- Demandas simples podem ser respondidas de forma imediata
- Demandas que exigem análise devem ser formalizadas por e-mail
- O prazo padrão de retorno é de até 2 dias úteis, podendo variar conforme complexidade
- Evitar respostas sem validação técnica
Comunicação Interna
Alinhamento e canais oficiais
- Utilizar os canais oficiais da empresa (Huly, e-mail, sistemas internos)
- Evitar informações desencontradas entre equipe e cliente
- Manter alinhamento constante com a gerência
- Compartilhar dúvidas e situações críticas com o time
Prazos e SLA
Acordo de Nível de Serviço
| Processo | Prazo Interno |
|---|---|
| Admissão | 2 dias antes do início das atividades |
| Folha de pagamento | Conforme calendário mensal, 2 a 3 dias antes do pagamento |
| Encargos (INSS/FGTS/IRRF) | Conforme vencimentos legais, envio até dia 15 |
| Férias | Até 30 dias antes do início ou 3 dias antes do pagamento |
| Rescisões | Até 10 dias após desligamento |
Compliance e Segurança
Proteção de dados e conformidade legal
- Garantir o cumprimento da CLT e legislações complementares
- Seguir as diretrizes da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)
- Manter sigilo sobre informações de clientes e colaboradores
- Evitar compartilhamento de dados fora dos canais oficiais
Melhoria Contínua
Evolução constante dos processos
Revisão periódica
Processos são revisados regularmente para identificar gargalos e oportunidades de otimização.
Automação
Identificação de oportunidades para automatizar tarefas repetitivas e reduzir erros manuais.
Capacitação
Participação em treinamentos técnicos e comportamentais para aprimoramento contínuo da equipe.
Padronização
Padronização de rotinas e documentos para garantir consistência e qualidade.
O Departamento Pessoal não atua apenas como operacional, mas como área estratégica, contribuindo para:
- Redução de riscos trabalhistas
- Orientação preventiva aos clientes
- Apoio na tomada de decisão
- Fortalecimento do relacionamento com os clientes