Você sabe como fazer reunião produtiva? Confira 6 dicas aqui!

O líder de uma reunião é o responsável pela produtividade, a interação e participação da equipe, por isso, ele deve prepará-la, com agenda, objetivos e resultados que se quer alcançar.

Para não perder o seu tempo e o da sua equipe com as famosas “reuniões que poderiam ser um e-mail”, confira 6 dicas de como evitar que isso aconteça!

1. Prepare os participantes

A produtividade de uma reunião pode ser trabalhada antes mesmo dela começar. Você, como líder desse encontro, tem o dever de garantir que todos cheguem com o material ou conhecimento necessários para que ela flua bem.

Defina o tema que será discutido e faça um roteiro que pontue todos os itens pelos quais vocês devem passar. Se for necessário, peça aos participantes que tragam relatórios, apresentações, pesquisas ou outros dados úteis.

2. Defina a duração da reunião

A falta de um limite de tempo para o término da conversa é extremamente perigoso. Sem hora para acabar, as reuniões podem se estender a tal ponto que seus colaboradores fiquem exaustos, com fome e também ansiosos, por não saberem quando serão liberados para fazerem outras tarefas ou irem embora.

E, quanto mais o tempo passa, mais a produtividade diminui. Portanto, tenha uma pauta sólida, tão enxuta quanto possível, e que determine todos os tópicos que serão analisados. Defina uma ordem que faça sentido, colocando assuntos urgentes primeiro e agrupando todos em temas semelhantes, para evitar um “vai e volta” e a repetição do que já foi dito. Isso manterá o foco e garantirá que tudo ocorra em um tempo razoável.

3. Envolva os participantes

As pessoas têm personalidades diferentes, portanto, é inevitável que se comportem de forma muito variada entre si. O seu papel, enquanto mediador, é fazer com que todos participem, mesmo aqueles que não tem tanta predisposição ou desenvoltura para falar. Isso evita que a conversa fique apenas entre poucos participantes ou que os mais tímidos não sejam encorajados e suas ideias não sejam ouvidas. Por isso:

• Acalme os apressados e dominadores;
• Faça perguntas aos mais tímidos e introspectivos;
• Coordene o espaço e tempo de cada um;
• E anote o que for dito resumidamente.

Tomando nota, você poderá analisar individualmente como foi a colaboração de cada um da equipe e encontrar estratégias para integrá-los cada vez mais.

4. Pontue a reunião com itens de ação

De nada adianta discutir, discutir e não definir, de fato, ações. Afinal, esse é o objetivo da reunião: determinar métodos e tarefas para resolver problemas e desenvolver projetos.

Então, uma vez que todos tenham expostos suas ideias, dado seus feedbacks e mostrado os dados relevantes, com firmeza, conduza a equipe para que tudo seja resolvido, antes de passar para um próximo assunto. Sempre indique o responsável por desenvolver o que for deliberado, transformando as necessidades levantadas em tarefas a serem desenvolvidas e colocando um prazo para a conclusão de cada uma delas.

5. Faça a ata da reunião

A ata é um relatório de tudo o que foi tratado, discutido e decidido. É uma comprovação do encontro e uma fonte rica de consulta, uma vez que dificilmente você ou qualquer outra pessoa se lembrará do foi dito por todos.

A ata deve conter:

• a data da reunião;
• quem esteve presente;
• os assuntos discutidos;
• as ideias levantadas (pontos e contrapontos);
• as decisões tomadas;
• as tarefas estabelecidas e os responsáveis por cada uma delas;
• o prazo de término de cada ação proposta;
• e a previsão ou data marcada para o encontro seguinte.

6. Defina a data da reunião seguinte

Estabelecer uma data para o próximo encontro, logo ao final da reunião, é uma boa prática, uma vez que estimula cada colaborador a começar de prontidão a desenvolver as ações estabelecidas, criando um pouco de sensação de urgência na cabeça de cada um.

Logo, agende a próxima reunião, na qual a equipe já deva ter avançado no planejamento das ações propostas. Por fim, elogie a participação de todos e diga o que espera de cada um. Dê feedbacks individuais, se necessário. O segredo de como fazer reunião produtiva é: planejar, executar, avaliar e replanejar.

Quais outras estratégias você adota ou está pensando em adotar para melhorar a qualidade e produtividade de suas reuniões? Conte para nós nos comentários!