Conheça 4 softwares simples para reduzir custos e aumentar a produtividade na sua empresa

Buscar formas de reduzir custos e aumentar a produtividade deve ser uma tarefa constante para qualquer empreendedor. Seja uma empresa de pequeno ou grande porte, suas gerências e equipes sempre podem (e devem!) investigar maneiras de evitar trabalho manual, buscando, na tecnologia, alternativas que otimizem atividades repetitivas.

Neste texto, apresentamos algumas ferramentas que possibilitam o aumento de produtividade e a redução de custos. Quase todas estão em uso ou já foram usadas por nós, aqui na Bessa! Por isso, garantimos que ajudam muito a otimizar seu tempo e o da sua equipe. Vamos conferir quais são?

1. Outlook

O Outlook é o provedor de e-mails da Microsoft e sua vantagem está na automação da caixa de entrada. 

Funciona assim: você cria regras para a sua caixa de entrada para que ela execute, automaticamente, todas as ações que você faz manualmente com seus e-mails, tais como:

• Excluir
• marcar como lido;
• encaminhar;
• fixar no topo;
• mover;
• entre outros.

As regras também podem conter exceções. Para isso, é só adicionar determinada condição, por exemplo: 

REGRA: fixar na parte superior os e-mails que foram marcados como importantes;

EXCEÇÃO: exceto aqueles do remetente exemplo@email.com.br.

As combinações entre condições, ações e exceções são muitas. Com elas, você automatiza a organização de seu e-mail e prioriza, também de forma automática, e-mails cujos assuntos são mais urgentes. Dessa forma, você trabalha melhor e poupa muito tempo.

2. Excel avançado

Todo mundo sabe que planilhas são uma excelente forma de organizar e controlar informações. O Excel, ferramenta de planilhas da Microsoft, mesmo quando usada em seu nível mais básico, já é de extrema ajuda. 

No entanto, quando usada de forma um pouco mais aprofundada, a ferramenta é capaz de automatizar e muito tarefas do dia a dia. Ela é composta por diversos campos e colunas, onde é possível fazer cálculos, gráficos e muitas outras construções matemáticas e comparativas. Você pode usar o Excel, por exemplo, para:

• Controlar estoque;
• elaborar relatórios financeiros;
• fazer interpretação de fórmulas;
• eliminar tarefas repetitivas e, assim, aumentar a produtividade.

3. Plugins para WordPress

O WordPress é o software de construção de sites mais utilizado na internet, hoje em dia. Por isso, muitas pessoas desenvolvem diversos plug-ins para a plataforma, que possibilitam a automação de muitas ações.

Confira algumas opções que vão otimizar o tempo e os gastos no seu negócio:

• Chatbot para otimizar o atendimento aos clientes, poupando tempo da equipe de vendas;
• Formulários para contato, realização de pesquisas, pedidos de orçamento etc.;
• Criação de lojas online, com configuração de pagamento, opções de entrega etc.;
• Análises de métricas de SEO para o time de marketing, entre outros.

4. Mailchimp

O Mailchimp é uma ferramenta de automação de e-mails. Sabe aqueles e-mails automáticos que você recebe na sua caixa de entrada, de fornecedores ou sites de compra? Pois é! O mailchimp possibilita que você faça o mesmo com os seus clientes e leads.

Com o mailchimp, você pode realizar campanhas para:

• Enviar e-mails para toda a sua base de contatos, como informativos, promoções etc.
• Disparar e-mails a partir de uma determinada ação dentro do seu site. Por exemplo: quando um usuário coloca um produto no carrinho, mas não finaliza a compra, você pode configurar o software para enviar um e-mail automático, incentivando o usuário a finalizar a transação.
• Enviar e-mails de boas-vindas, de aniversário, em datas comemorativas etc.
• Realizar diversas ações de e-mail marketing, como divulgar o blog da sua empresa, oferecer materiais para download etc.

Além disso, o Mailchimp permite que você tenha acesso às métricas de engajamento. Isso ajuda muito a direcionar os times de comunicação, vendas e marketing do seu negócio.

O Mailchimp tem um plano gratuito para quem está começando. Depois, conforme a necessidade, é possível fazer o upload para planos pagos, que contam com mais ferramentas de automação e insights.

Sempre questionar os processos é uma forma de identificar práticas defasadas e aplicar novos métodos de redução de custos, cotidianamente. E, assim, acompanhar o caminho inevitável e necessário da inovação.

A tecnologia abre um mundo de possibilidades de automação, impulsionando os esforços das empresas em crescer.

Agora, queremos saber: você já usa alguma dessas ferramentas? Qual sua experiência com elas? Conte para nós nos comentários!

por Ligia Matni – Designer na Bessa