Descubra quais são os 7 documentos que uma empresa precisa ter para funcionar sem riscos

por Maria Carolina Varela – Assistente Jurídica na Bessa

Todo dono ou diretor de uma empresa tem inúmeras obrigações às quais deve ficar atento: fluxo de caixa, gestão de pessoal, planejamento estratégico, entre outras. Com tantas coisas para acompanhar, não é difícil que os requisitos mais básicos escapem à mente, como os documentos que uma empresa precisa ter sempre em dia.

Você sabe quais são esses documentos que sua empresa precisa ter sempre à mão? Neste artigo, vamos mostrar quais são os essenciais, porque são necessários e quais são seus prazos de validade, além de apontar como podem ser emitidos. Confira!

Quais documentos que uma empresa precisa ter para funcionar?

CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas

O CNPJ  é o registro das empresas junto à Receita Federal, onde constam dados como Razão Social, a data de abertura da empresa, endereço e outras informações importantes. Ele garantirá os direitos fiscais e jurídicos do seu negócio. Sem o CNPJ, não é possível abrir conta em banco, emitir de nota fiscal etc.

Inscrição Municipal

A Inscrição Municipal é o cadastro do contribuinte junto à Prefeitura do município de localização do empreendimento. Depois de feito o registro na Junta Comercial, é preciso cadastrar a empresa no município onde ela está localizada. Esse cadastro atuará como uma permissão de funcionamento.

A Inscrição Municipal registra os prestadores de serviço e é obrigatória para todas as pessoas jurídicas que tenham atividades que incidem tributação municipal, como o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN). 

Inscrição Estadual

A Inscrição Estadual é o registro do contribuinte no cadastro do ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação). 

Esse cadastro identifica a regularidade de uma empresa e permite que ela possa comercializar produtos ou serviços. O cadastro é mantido pela Receita Estadual onde está  estabelecido o empreendimento e é liberado pela Secretaria da Fazenda do Estado. Todas as empresas de comércio ou indústria precisam ter a Inscrição Estadual junto à Secretaria da Fazenda do seu estado.  

É importante destacar que a falta de pagamento de impostos e o não cumprimento de obrigações acessórias levam à suspensão da Inscrição Estadual. 

Contrato social

O contrato social é o instrumento com as normas de constituição de funcionamento da sociedade de uma empresa. Ele é obrigatório para a formalização das sociedades e empresas individuais e é registrado na Junta Comercial do Estado.

 O contrato social deve ser sempre atualizado. Mudanças como endereço da sede; objeto social; sócios que compõem a sociedade; capital social e distribuição das quotas; e retirada de pró-labore, se fazem por meio de alteração contratual, que podem ser solicitadas para a sua contabilidade. 

É importante lembrar que se a empresa não realizar qualquer registro na Junta Comercial no período de de 10 (dez) anos, contados a partir da data do último arquivamento,  é considerada inativa e o seu registro cancelado, podendo até perder a proteção do seu nome empresarial. Caso isso ocorra,  é necessário fazer uma alteração contratual solicitando a “Reativação da Sociedade”, nos termos da Instrução Normativa  DNRC nº 72 de 28/12/1998. 

Alvará de Localização e Funcionamento

Concedido pela Prefeitura, por meio da Secretaria Municipal de Política Urbana, é o documento que autoriza o funcionamento das empresas (indústria, comércio e serviços). O Alvará de Localização e Funcionamento tem validade variável de 1 a 5 anos, dependendo do município, e deve ser afixado em local visível dentro dos estabelecimentos. É importante que sempre esteja válido, porque o seu negócio pode ser autuado, no caso de uma fiscalização.

Empresas que exercem atividades de baixo risco são dispensadas de alvarás e licenças. A  Resolução CGSIM nº 51, de 11/06/2019, lista as atividades exercidas onde esses alvarás e licenças não são necessários.

Alvará de autorização Sanitária

É o documento que certifica o funcionamento de acordo com as normas de saúde e higiene. É uma licença sanitária, com validade de 1 (um) ano, necessária para todos os estabelecimentos  do setor de alimentos, drogarias, distribuidoras de medicamentos, estética, escolas e atividades de interesse da saúde.  

O alvará de autorização sanitária deve ser providenciado antes do início das  atividades e afixado em local visível. Para isso, é preciso contratar um responsável técnico, que  deve ter registro profissional no Conselho de Classe, de acordo com a atividade do seu empreendimento.

A empresa pode ser multada ou fechada, caso não tenha o documento.  

Licença Ambiental

Essa licença é para quem tem atividade que emprega recursos naturais ou que pode causar algum tipo de poluição ou degradação ao meio ambiente. Se esse for o seu caso,  você deverá requerer o licenciamento ambiental, por exigência legal, através de um procedimento administrativo. 

Para requerer o Licenciamento Ambiental, é necessário realizar a Consulta Prévia Ambiental. Nessa consulta, verifica-se qual é o enquadramento da licença, de acordo com as exigências para as atividades econômicas a serem exercidas. Como esse processo é muito específico, recomendamos que contrate uma empresa especializada no assunto, para que você não tenha problemas futuros.  

Para não perder o controle sobre as datas de vencimento de cada documento, o ideal é montar um calendário anual com esses prazos registrados. Você pode usar agendas online ou outros serviços de automação de tarefas que enviam lembretes, por exemplo. Assim, a regularidade do funcionamento é mantida e seu negócio não corre riscos desnecessários. 

Agora, mãos à obra! Verifique se todos os seus documentos, licenças e alvarás estão em dia. E claro, siga a Bessa nas redes sociais para nunca perder conteúdos como este!