Como gerir o seu tempo de modo eficaz? Siga 7 passos para ter mais produtividade!
O filósofo Pitágoras, que viveu entre 570 a.c a 490 a.c, já dizia: “Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.” Estamos em 2020 e, ainda, lutamos para que todas as nossas tarefas (profissionais e pessoais) caibam nas 24 horas do dia! E isso acontece porque não sabemos como gerir o tempo de modo eficaz.
Apesar de termos acesso a várias ferramentas que melhoram a nossa produtividade, muitas vezes, terminamos o dia com aquela terrível sensação de que trabalhamos muito, mas não produzimos nada!
Se você passa por isso, neste post, vamos dar dicas para que consiga colocar as suas tarefas dentro das suas 8 horas de trabalho e, ainda, tenha tempo para curtir e aproveitar a vida. Vamos lá?
O que é gestão de tempo?
Gerir o tempo significa otimizar as tarefas que você precisa fazer no dia a dia, que impactam diretamente no seu desempenho pessoal e profissional.
Para colocar a otimização em prática, é necessário organizar, planejar e dividir o tempo que você precisa para cada atividade do dia.
Vantagens de aprender como gerir o tempo de modo eficaz
Podemos listar, pelo menos, 5 vantagens no gerenciamento do tempo. Mas, com certeza, você vai descobrir outras:
- Acabar com a surpresa indesejável daquelas tarefas esquecidas e que, mais tarde, serão cobradas;
- Aumentar a sua produtividade, pois, se organizando, você gerencia o seu tempo de modo eficaz, garantindo que todas as obrigações sejam cumpridas;
- Como consequência do aumento de produtividade, outra vantagem é ter mais tempo livre para fazer o que gosta: estudar, ler aquele livro que há tempos está na sua cabeceira, curtir família e amigos etc.;
- Dar adeus ao estresse: com o tempo bem organizado, você conseguirá realizar suas tarefas, evitando dores de cabeça com prazos vencidos, acúmulo de atividades, entre outros;
- Errar menos, dando fim ao retrabalho;
- Melhorar a sua reputação profissional e pessoal: se você entrega tudo o que lhe é solicitado, sem erros e sem retrabalhos, significa que é uma pessoa confiável e que cumpre e se responsabiliza com o que prometeu.
Como gerenciar o tempo de modo eficaz?
1. Delegue
Muitas vezes aceitamos mais tarefas do que podemos executar. Por isso, delegar é muito importante para que você possa desenvolver as suas tarefas e, até, gerenciar melhor a sua equipe, dando mais responsabilidades aos colaboradores que podem executar, até melhor que você, determinados projetos.
2. Dê atenção ao que é mais importante
Priorize! Veja o que merece a sua atenção, antes de começar o seu dia. Separe as tarefas importantes, que precisam ser terminadas até o final do dia, das menos importantes, que podem ser delegadas ou não precisam da sua atenção imediata.
3. Não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje
Muitas vezes, deixamos no fundo da gaveta aquelas tarefas cansativas e chatas. Mas elas são importantes e podem impactar na sua produtividade. Para que essas tarefas não sejam esquecidas e/ou proteladas, até serem cobradas, opte por delegá-las! Peça ajuda ou divida a tarefa de modo que ela possa ser realizada por você e outras pessoas da sua equipe. E coloque um prazo, real, para o seu término.
4. Tenha uma agenda
Não confie na sua memória, porque o resultado pode ser tarefas esquecidas e cobradas em cima da hora. Use um aplicativo! Liste todas as suas tarefas diárias e defina um tempo para terminá-las.
5. Não seja multitarefas
Quem quer fazer muita coisa ao mesmo tempo, acaba não fazendo nada ou fazendo de modo pouco produtivo. Priorize o que é mais importante (lembre-se da sua agenda!) e se concentre em uma coisa de cada vez!
6. Determine horários fixos e respeite-os
A falta de horários pré-determinados para iniciar e finalizar o dia de trabalho prejudica a produtividade.
Quando isso não é estabelecido, você pode enrolar para começar o seu dia, atrapalhando o seu rendimento. E, quando não tem um horário para encerrar o expediente, pode se perder durante o dia, procrastinando. O senso de urgência de acabar com tudo o que foi planejado para o dia, até um horário pré-estabelecido, melhora a produtividade.
7. Diga não
Aprenda a usar essa palavrinha! Se estiver sobrecarregado, explique, educadamente, o porquê de não poder aceitar o que está sendo solicitado. Sempre dê uma olhada na sua agenda, antes de assumir novos projetos. Isso evitará estresses, por aceitar mais do que é capaz de fazer, deixando de lado coisas importantes e, até, ser considerado pouco produtivo, prejudicando você e a empresa.
Bem, você viu que gerenciar o tempo significa planejar, priorizar e trabalhar em conjunto com colegas e colaboradores, criando um ambiente no qual todos sabem o que tem que fazer e como fazer. Delegar e priorizar, leva a um trabalho melhor e ao término de tarefas em tempo hábil.
E aí, como é o seu dia a dia? Divida a sua experiência conosco, coloque nos comentários o que você faz para gerenciar o seu tempo.