Introdução

Resposta rápida: sim.

Muitos clientes se preocupam com os impactos da mudança de contabilidade durante o exercício financeiro, ou seja, no meio do ano.

Esse artigo faz uma breve análise dos impactos envolvidos nesse tipo de operação, explorando os cuidados que o cliente e nova contabilidade devem ter.

Como funciona a mudança de contabilidade?

Quando a empresa opta por um novo profissional contábil, a primeira questão é definir até que dia o profissional anterior será responsável, e a partir de qual dia será a vez do novo profissional.

Isso pode ser feito através de um comunicado de rescisão contratual. A nossa sugestão é verificar, no contrato de prestação de serviços contábeis antigo, qual o prazo para aviso prévio de rescisão. Normalmente esse prazo é de 30 ou 60 dias. Em seguida, envia-se um comunicado para a contabilidade, por e-mail, carta ou telegrama, informando sobre o encerramento. Abaixo, temos um pequeno modelo, que você pode adaptar conforme sua necessidade.

Modelo de Comunicado de Rescisão Contratual

Ao Escritório Antigo Ltda

Aos cuidados do Sr. Diretor

Estimado senhor,

Comunicamos, nesta data, nossa intenção de encerrar o presente contrato de prestação de serviços contábeis.

Tendo em vista do disposto em nosso contrato de prestação de serviços, serve a presente comunicação como aviso prévio de rescisão contratual, a ser finalizada no dia 31/08/20XX.

A partir do dia 01/09/20XX, as rotinas contábeis serão assumidas pela Contabilidade Besas Ltda., copiada neste e-mail. Relembramos, portanto, que todas as rotinas contábeis até a competência de 31/08/20XX estão, ainda, abarcadas pelo nosso contrato.

Aproveitamos a oportunidade para agradecer pelos serviços prestados, renovando nossos protestos de elevada estima e consideração.

Sem mais,

Em outras palavras, se o contrato for encerrado, por exemplo, em 31/03, o escritório antigo fará todas as rotinas referentes ao mês de março. Ou seja, a folha de março (a ser paga em abril), os impostos de março (a serem pagos em abril) e a escrituração contábil de março, dentre outras rotinas, serão realizadas pelo escritório antigo.

E as obrigações tributárias acessórias? Como ficam?

Existem dois tipos de obrigações tributárias acessórias: as mensais e as anuais. Quanto às mensais, não há dúvida: o escritório antigo entrega todas as obrigações até o mês de sua competência, e o escritório novo assume em seguida.

No caso das obrigações anuais, elas também se dividem em dois tipos: as divisíveis, e as não divisíveis. As primeiras são aquelas obrigações que podem ser fracionadas e entregues por dois escritórios diferentes. É o caso, por exemplo, da Escrituração Contábil Digital (ECD). Nesse caso, o escritório antigo entrega a ECD dos meses de sua competência, e o escritório novo entrega dali para frente.

No caso das obrigações não divisíveis, o escritório novo deve obter os dados com o escritório antigo, inseri-los na sua base de dados e entregar a obrigação contendo o ano completo. É o caso, por exemplo, da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

A Bessa tem um robusto processo para obter os dados com o escritório antigo e, normalmente, isso é feito sem problemas. Caso, por qualquer razão, isso não seja possível, a Bessa notifica o cliente para tomar as providências, como por exemplo enviar uma notificação ao contador antigo ou acionar o Conselho Regional de Contabilidade. Entretanto, é muito raro que isso aconteça, e a maioria das transições ocorre de forma muito profissional e tranquila.

Quais informações o escritório antigo precisa enviar para o novo?

Tendo em vista que o escritório antigo encerrará as obrigações relativas à sua competência, ele só precisa enviar o seguinte:

• As informações relativas às obrigações tributárias acessórias anuais não divisíveis, como vimos acima;

• As informações para cadastro dos empregados, dependentes e sócios na folha de pagamento, para que o novo escritório possa gerar a folha;

• As folhas dos últimos 12 meses, para que o escritório possa verificar rubricas que dependem dos valores pretéritos para serem calculadas - por exemplo, no caso de comissões, que são calculadas pela média dos últimos 12 meses para fins de pagamento nas férias.

Dicas sobre problemas comuns

Como dito acima, em geral as transições são muito tranquilas e ocorrem sem problemas. Entretanto, o cliente deve ficar atento para evitar problemas comuns.

• Muitos escritórios acabam se esquecendo de entregar obrigações anuais referentes ao seu período após a saída de um cliente. Por exemplo, se o cliente saiu do escritório no mês de março, o escritório deverá entregar a Escrituração Contábil Digital (ECD) referente aos meses de janeiro, fevereiro e março, mas essa obrigação só vence no mês de julho do ano seguinte. Escritórios mais desorganizados tendem a não se lembrar de clientes que saíram no início do ano anterior e acabam deixando de entregar essa obrigação. Uma forma de evitar isso é solicitar que a entrega da obrigação seja antecipada, e acompanhar até que ela seja cumprida.

• É extremamente comum que escritórios de contabilidade deixem de elaborar as demonstrações contábeis de seus clientes, ou o façam com muito atraso. Isso tem um impacto direto no novo contrato, porque o novo escritório só consegue emitir as suas próprias demonstrações a partir das demonstrações anteriores. É comum que os escritórios antigos demorem meses para fechar as demonstrações, atrasando a liberação daquelas do escritório novo. Outra possibilidade é que esses documentos sejam feitos com baixa qualidade técnica. Nesse caso, o cliente deve discutir com a Bessa sobre a melhor abordagem, que varia de acordo com a situação da empresa. De qualquer forma, é saudável exigir do profissional anterior o cumprimento de sua obrigação e acompanhar a liberação das demonstrações, mesmo depois do fim do contrato.

• Muitos clientes esperam que o novo escritório faça uma revisão geral de todas as obrigações, tributos e demonstrações feitas pelo antigo profissional. Isso não faz parte do escopo normal de obrigações da Bessa, de modo que cada profissional que foi remunerado pelo seu trabalho deve assumir a responsabilidade sobre o que foi executado. Entretanto, a Bessa também realiza essa revisão, que pode ser objeto de um orçamento à parte. O custo varia muito com a profundidade da análise que será realizada, mas em geral uma análise superficial e rápida já encontra 90% dos problemas.